Cómo reducir las citas que no se presentan en tu clínica o centro de estética

Muy pocas personas faltan a propósito. Las razones más habituales son:

• Se les olvidó, sobre todo si la cita se pidió hace semanas.
• Les surgió algo y no avisaron porque llamar les daba pereza o no encontraron el momento.
• No estaban seguros de la hora o del día.
• Llamaron para cambiarla y no les cogió nadie el teléfono.

Fíjate en que casi todas tienen la misma solución: un aviso a tiempo y una forma fácil de responder.

El recordatorio es la medida que más ausencias evita. Lo ideal es enviarlo el día anterior por WhatsApp, que es el canal que más gente lee. Si la cita es a primera hora, envíalo la tarde anterior.

El mensaje debe incluir el nombre, el día, la hora y con quién es la cita. Por ejemplo: «Hola, Laura. Te recordamos tu cita de mañana a las 10:30 con el Dr. Ramos. ¿Confirmas que vienes?»

Un recordatorio que pide respuesta funciona mejor que uno que solo informa. Cuando el cliente contesta «sí», se compromete. Cuando contesta que no puede, te enteras a tiempo y puedes dar ese hueco a otra persona.

Ponlo fácil: que baste con responder sí o no, o con elegir entre dos horarios si quiere cambiarla. Cuantos menos pasos, más respuestas.

Mucha gente falta porque cambiar la cita le parece complicado. Si puede moverla contestando al mismo mensaje, lo hará. Para ti es mucho mejor una cita cambiada que una cita perdida.

Cuando alguien cancela con antelación, ese hueco puede aprovecharse. Si tienes una lista de clientes que querían una cita antes, puedes escribirles para ofrecérsela. Hecho a mano es pesado; automatizado ocurre solo en cuanto se libera el hueco.

Una parte de las ausencias viene de clientes que intentaron avisar por teléfono y no lo consiguieron, porque recepción estaba ocupada o era fuera de horario. Un agente de voz puede coger esas llamadas, cambiar o anular la cita y dejarla apuntada en la agenda, sin que nadie de tu equipo tenga que dejar lo que está haciendo.

Si alguien falta, no lo des por perdido. Un mensaje amable ese mismo día, sin reproches, ofreciendo una nueva cita, recupera a muchos de ellos: «Hola, Laura. Hoy no hemos coincidido. ¿Te buscamos otro hueco esta semana?»

Recordatorio el día antes, confirmación con una respuesta fácil, opción de cambiar la cita, lista de espera, teléfono siempre atendido y un mensaje a quien faltó. Con estas medidas la mayoría de huecos vacíos desaparecen. En ELOGISTEC lo montamos y lo gestionamos por ti, conectado con la agenda que ya usas.